Pełne biuro, bez nowych etatów.
Ty zatwierdzasz.

Sześć stanowisk w jednym panelu, serwery, kopie zapasowe, monitoring, koszt modelu AI w ramach limitów progu i raport miesięczny. Limity liczymy tylko na wspólnych adresach firmy (biuro@, oferty@, faktury@), nie na skrzynkach pracowników. Ponad limit: +1 000 maili 400 zł, +100 faktur 300 zł, dodatkowa skrzynka 150 zł miesięcznie. Nowe programy i migracje wyceniam z góry, 250 zł za godzinę.

Na starcie zapisujemy dwa mierniki liczone z dziennika systemu, np. czas od zapytania do oferty i odsetek szkiców przyjętych bez dużych poprawek. Jeśli w dniu 90 ich nie ma, dostajesz kolejny miesiąc bez abonamentu albo kończysz współpracę bez wypowiedzenia. Warunek: dostępy w 7 dni, opiekun po Waszej stronie i odpowiedzi na pytania w 2 dni robocze.

Faktury kosztowe przychodzą z KSeF w gotowej strukturze. Asystent księgowy je opisuje, przypisuje do działu albo projektu, zgłasza podwyżki dostawców i wysyła do akceptacji. Księgowanie i deklaracje zostają w Waszym biurze rachunkowym.

Tak. Każde stanowisko ma własny adres w Waszej domenie i podpis z informacją, że wiadomość przygotował system AI, a zatwierdził człowiek. Klient wie, z kim pisze. Stanowiska czytają tylko wspólne adresy firmy, nie prywatne skrzynki pracowników.

Od maja do września nie zaczynam nowych wdrożeń i nie dokładam nowych stanowisk. Utrzymanie działa normalnie: awaria krytyczna do 4 godzin roboczych, zwykły błąd do 2 dni roboczych. Nowe wdrożenia ruszają od października do marca.

Jest i nie będę udawał zespołu, którego nie mam. W zamian masz jedną osobę, która zna Twój proces, odpowiada za wynik i decyduje bez narady. Ciągłość zabezpieczają automatyczne alarmy z każdego stanowiska, spisana dokumentacja Twojej konfiguracji i to, że Twoje dane w każdej chwili pobierasz w całości.

Wrzucacie wszystko na jedną kupę, bez sortowania: mailem na wiedza@ w Waszej domenie albo przeciągając pliki do panelu, prosto z folderu w Windowsie. PDF, Excel, Word, skan. System sam rozpoznaje, co jest cennikiem, regulaminem, a co ofertą, i układa z tego bazę wiedzy z odnośnikiem do źródła przy każdym zdaniu. Ceny trafiają do tabeli, bo kwoty liczy program, nie AI. Gdy dwa pliki sobie przeczą albo zmienia się cena, system pyta Ciebie i czeka na zatwierdzenie. Jeśli pracujecie na Google Dysku, OneDrive albo SharePoincie, podłączam wybrany folder i to też działa.

Dostajesz wszystko, co jest Twoje: dane (maile, klienci, oferty, faktury, baza wiedzy) w zwykłych formatach, dokumentację i swoje ustawienia, czyli cenniki, reguły i szablony odpowiedzi. To samo dostajesz, gdy kończysz współpracę. Rdzeń systemu zostaje u mnie, bo utrzymuję go dla wszystkich klientów naraz, i działa u Ciebie przez cały czas trwania abonamentu.

Na serwerach w Unii Europejskiej, osobno dla każdego klienta. Dane w każdej chwili pobierasz w całości. Do modelu AI trafia tylko to, czego potrzebuje dane zadanie — treść jednego maila, nie cała baza klientów — a na starcie ustalamy, czego nie wysyłamy nigdy. Zanim dostanę pierwszy dostęp, podpisujemy umowę powierzenia danych (RODO). Mój dostęp kończy się w dniu, w którym kończymy współpracę.

Dlatego AI u mnie nie liczy i nie wysyła — czyta i przygotowuje. Kwoty liczy zwykły kod według Twojego cennika, a do klienta nic nie wychodzi bez kliknięcia człowieka. Dopiero gdy po kilku tygodniach sam uznasz, że dany krok może iść bez Ciebie, przestawiamy go. Gdy w bazie brakuje odpowiedzi, narzędzie pisze „nie wiem”, zamiast zgadywać.

Dwie, trzy godziny na rozmowę o procesie. Potem jedna osoba u Ciebie odpowiada na pytania i testuje — bez niej nie wchodzę w projekt.

Zmienię system. Naprawa tego, co przestało działać, i drobne korekty (nowa pozycja w cenniku, nowy szablon odpowiedzi) są w abonamencie, jedna naraz. Nowy proces albo nowy program wyceniam z góry. Procesy zmieniają się zawsze, więc to nie wyjątek, tylko plan.

Dlatego wdrażam po kawałku, co tydzień jedną rzecz na Waszych danych, a zespół od początku na tym pracuje. Ustalamy też dzień, od którego sprawy idą tylko przez system. Raport miesięczny pokazuje, czy ludzie go używają.

Tak, to jest założenie: nie zmieniacie narzędzi, system pracuje w tych, które znacie. Poczta (Gmail, Outlook), zadania (ClickUp, Trello), arkusze (Excel, Arkusze Google), kalendarz, KSeF i CRM łączę z systemem. Oferty wychodzą na Waszym papierze firmowym, a maile z Waszą stopką. Gdy któryś program nie ma sposobu na wymianę danych, mówię to wprost na pierwszej rozmowie.